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Rechnung ohne Bestellnummer eingegangen

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Heute ist die Rechnung der Firma Nordlicht Büroservice für die Lieferung vom 3. März eingegangen. Inhaltlich passt der Betrag zur Bestellung, allerdings fehlt auf dem Dokument die interne Bestellnummer. Ohne diese Angabe kann die Rechnung im System nicht sauber zugeordnet und nicht zur Freigabe weitergeleitet werden. Ich habe deshalb geprüft, ob die Nummer aus dem Angebot oder aus dem Lieferschein ersichtlich ist. Im Anhang der E-Mail war nur der Lieferschein enthalten, dort steht jedoch ebenfalls keine Bestellnummer. Damit wir die Zahlungsfrist einhalten, habe ich dem Lieferanten bereits eine kurze Rückfrage geschickt und um eine korrigierte Rechnung gebeten. Bis zur Klärung bleibt der Beleg im Prüfstatus. Sobald das aktualisierte Dokument vorliegt, kann die Rechnung gebucht und zur Zahlung vorbereitet werden. Bitte keine manuelle Freigabe erteilen, solange die Zuordnung nicht eindeutig ist.

Glossar

zuordnen
einem Vorgang korrekt zuweisen„Bitte keine manuelle Freigabe erteilen, solange die Zuordnung nicht eindeutig ist.“
Freigabe
offizielle Zustimmung zur Weiterbearbeitung„Ohne diese Angabe kann die Rechnung im System nicht sauber zugeordnet und nicht zur Freigabe weitergeleitet werden.“
Prüfstatus
Status während der inhaltlichen Kontrolle„Bis zur Klärung bleibt der Beleg im Prüfstatus.“
Zahlungsfrist
letzter Termin für eine Zahlung„Damit wir die Zahlungsfrist einhalten, habe ich dem Lieferanten bereits eine kurze Rückfrage geschickt und um eine korrigierte Rechnung gebeten.“
eindeutig
klar und ohne Zweifel„Bitte keine manuelle Freigabe erteilen, solange die Zuordnung nicht eindeutig ist.“

Verständnisfragen

  1. Warum kann die Rechnung noch nicht freigegeben werden?

  2. Was wurde bereits unternommen?