Doppelte Erfassung einer Hotelrechnung vermieden

Bei der Vorbereitung des Monatsabschlusses ist aufgefallen, dass eine Hotelrechnung aus Februar zweimal im Eingangskorb lag. Beide Belege hatten dieselbe Rechnungsnummer, denselben Betrag und denselben Leistungszeitraum. Beim ersten Blick sah es so aus, als ob einer der Belege schon gebucht worden wäre. Im System war jedoch nur ein Entwurf vorhanden, keine endgültige Buchung. Nach Rücksprache mit der Kollegin aus dem Travel-Management stellte sich heraus, dass die erste E-Mail unvollständige Anhänge enthielt und der Lieferant die Unterlagen später erneut geschickt hatte. Um eine Doppelbuchung zu vermeiden, wurde nur der vollständige Beleg weiterbearbeitet. Der ältere Entwurf wurde storniert und mit einem kurzen Vermerk versehen. So ist nachvollziehbar, warum nur ein Datensatz aktiv bleibt. Für ähnliche Fälle sollte künftig vor dem Buchen immer geprüft werden, ob bereits ein Entwurf oder eine Vorerfassung vorhanden ist.